Vous avez certainement déjà entendu cette phrase quelque part : « Ce projet va être énorme, mais nous n’avons pas de budget et le calendrier est très court… »
Rodé à la culture digitale, de tels projets ne vous surprendront plus !
Lorsqu’un projet s’apparente à Mission Impossible, vous pouvez utiliser des astuces simples de gestion de projet digital. Au moment où vous êtes supposé être «agile» et que le bon vieux gestionnaire Kanban peine, ces astuces vous permettront de gagner du temps et d’être plus efficace.
1. Automatisez autant que possible
L’utilisation de plates-formes d’automatisation marketing vous permettra de gagner un temps considérable. Inutile d’être le super-héros de l’automatisation : il vous suffit d’utiliser de simples flux de travail pour automatiser ce dont vous avez besoin uniquement.
Exemple typique à cet égard : si vous utilisez 4 à 5 outils digitaux différents, les automatisations vous feront gagner un temps précieux en les synchronisant ou en déclenchant des échanges d’informations ciblées.
2. Un point quotidien rapide
Un simple hack pour la gestion de votre projet digital consiste également à commencer chaque journée par une conversation quotidienne. Oubliez les longues réunions et les ateliers, utilisez les 15 premières minutes de la journée pour informer votre équipe de l’état d’avancement du projet.
3. Apprenez à dire non
En général, lorsque vous sortez enfin la tête de l’eau, il y a toujours cette personne qui vient vous voir avec une longue liste d’idées de dernière minute. Une astuce clé : simplement apprendre à dire non.
C’est votre projet, votre engagement, ne laissez pas les autres le transformer en échec.
4. Éloignez-vous des distractions (notifications)
Au beau milieu de tâches importantes, vous recevrez probablement 20 e-mails et 50 notifications. Lorsque vous travaillez sur vos projets, essayez de multiplier les créneaux où vous pouvez éviter les distractions et désactiver vos notifications.
5. Utilisez chaque opportunité pour apprendre
Il y a toujours des occasions pour apprendre quelque chose de nouveau. Si, pour votre projet, vous devez approfondir vos connaissances sur des sujets complémentaires, faites-le. Parfois, perdre 15 minutes à apprendre d’autres méthodes et techniques peut vous faire gagner un temps considérable par la suite.
6. Formez votre équipe
Votre projet n’est pas un one-man-show : c’est la plupart du temps un travail d’équipe. Au cours de vos projets digitaux, essayez d’identifier rapidement les forces et les faiblesses de votre équipe. Passer du temps à former les personnes ayant des faiblesses dans certains domaines augmentera certainement l’expertise de votre équipe.
7. Connaître les chiffres clés
En discutant de votre projet, vos collègues vous ont brièvement demandé : «au fait, combien de temps y avez-vous passé ? » « Quel est le coût total ? » « Combien reste-t-il de tâches à réaliser ? » …
La réponse à ces questions de base doit être limpide et immédiate.
Garder constamment à l’esprit les chiffres clés d’un projet vous aidera à prendre la décision au bon moment et rapidement.
8. Évitez les réunions inutiles
Lorsque les délais sont courts et que les actions doivent être menées rapidement, de nombreux interlocuteurs vous proposeront des réunions à rallonge.
Ne tombez pas dans le piège : le temps passé dans de longues réunions est mathématiquement perdu et ne se traduit pas en actions. Essayez d’éviter autant que possible les réunions inutiles et, si vous ne le pouvez pas, écourtez-les.
9. Priorisez
La priorisation est évidente, et pourtant, de nombreux projets ne sont pas terminés à temps par manque de priorités.
Sur ce point, des outils digitaux tels que Wunderlist ou Trello existent pour vous aider à hiérarchiser vos tâches. Mais quand il s’agit de hiérarchiser les priorités, nous pensons que les choses doivent rester simples et pratiques : il suffit de classer vos tâches dans trois listes, «urgent», «secondaire», «faible priorité». Cela vous aidera à voir clairement l’état de votre projet.
10. Adaptez
Tout comme Gru, votre enfance était destinée à construire une fusée pour aller sur la lune. Bien évidemment, cela ne s’est pas fait et vous êtes passé à autre chose…
Conduire un projet digital, c’est la même chose : en cours de route, vous devrez souvent vous adapter en fonction des résultats, des itérations, des difficultés… Essayez de garder cela à l’esprit pour façonner dynamiquement votre projet de la manière la plus efficace qui soit. Un projet digital est souvent un projet « en mouvement constant ».
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